Τήρηση βιβλίων σε διαφορετικό τόπο από την έδρα της επιχείρησης

Δίδει ο νόμος την δυνατότητα της τήρησης λογιστικών βιβλίων εταιρείας η οποία βρίσκεται σε διαφορετικό νομό από το λογιστικό γραφείο; (Στην προκειμένη περίπτωση οι εταιρείες έχουν έδρα σε Χανιά και Χαλκίδα αντίστοιχα ενώ το λογιστικό γραφείο έχει έδρα τον Πειραιά).

 

ΑΠΑΝΤΗΣΗ

 

Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 1, του άρθρου 21, του ΚΒΣ, τα προβλεπόμενα φορολογικά βιβλία και στοιχεία τηρούνται στην έδρα του επιχειρηματία, πλην αυτών που αφορούν τις λοιπές εγκαταστάσεις, τα οποία τηρούνται στις αντίστοιχες διευθύνσεις των εγκαταστάσεων αυτών. Περαιτέρω στην ίδια διάταξη αναφέρεται ότι: «Με γνωστοποίηση στον αρμόδιο προϊστάμενο της δημόσιας οικονομικής υπηρεσίας μπορεί να τηρούνται αυτά (τα βιβλία) σε διαφορετικό τόπο, όταν ο τόπος αυτός βρίσκεται μέσα στη χωρική αρμοδιότητα της αρμόδιας δημόσιας οικονομικής υπηρεσίας ή άλλης δημόσιας οικονομικής υπηρεσίας που εδρεύει στην ίδια πόλη με εξαίρεση στην περίπτωση αυτή τους νομούς Αττικής και Θεσσαλονίκης. Ειδικά για τις ανώνυμες εταιρείες των Νομών Αττικής και Θεσσαλονίκης με γνωστοποίηση στον προϊστάμενο της αρμόδιας δημόσιας οικονομικής υπηρεσίας, τα βιβλία και στοιχεία μπορεί να τηρούνται σε άλλη εγκατάστασή τους εντός του ίδιου νομού. Για την τήρηση αυτών σε τόπο διάφορο από τον ανωτέρω οριζόμενο απαιτείται έγκριση του αρμόδιου προϊσταμένου της δημόσιας οικονομικής υπηρεσίας» (παρ.1, άρθρο 21). Αρμόδια ΔΟΥ είναι αυτή, στη χωρική αρμοδιότητα της οποίας, ανήκει η έδρα, ή άλλη εγκατάσταση.

 

Να σημειώσουμε ότι τα πρόσθετα βιβλία του άρθρου 10, σε κάθε περίπτωση, τηρούνται πάντα στην επαγγελματική εγκατάσταση που αφορούν (βλέπε Εγκύκλιο 3/1992, παράγραφος 21.1.2, σελ.866 ΚΒΣ 2007, Εκδόσεις Οικονομική Βιβλιοθήκη).

 

Σε ότι αφορά την περίπτωση που τα βιβλία τηρούνται με μηχανογραφικό τρόπο, είναι δυνατόν με γνωστοποίηση στον αρμόδιο προϊστάμενο ΔΟΥ, να ενημερώνονται σε άλλον τόπο, με την προϋπόθεση ότι δεν θα απομακρύνονται τα πρωτογενή φορολογικά στοιχεία, αλλά και τα λοιπά δικαιολογητικά των εγγραφών, ενώ τα εκτυπωμένα βιβλία, θα επιστρέφονται άμεσα (μετά την εκτύπωσή τους), στην επαγγελματική εγκατάσταση που αφορούν (προτελευταίο εδάφιο της παραγράφου 1 του άρθρου 21 του ΚΒΣ, καθώς επίσης και ΠΟΛ 161/1986 και Εγκύκλιος 3/1992 στην παράγραφο 21.1.1).

 

Συνεπώς, με βάση τα ανωτέρω, για την τήρηση ΒΙΒΛΙΩΝ και ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ εκτός έδρας διακρίνουμε τις εξής περιπτώσεις:

 

1. Επιχείρηση (όχι ΑΕ) με έδρα σε Νομό Αττικής ή Θεσσαλονίκης

 

Γνωστοποίηση προς τον Προϊστάμενο ΔΟΥ της έδρας, αν τηρηθούν εντός της χωρικής αρμοδιότητας της ΔΟΥ.

 

Έγκριση από τον Προϊστάμενο ΔΟΥ της έδρας, αν τηρηθούν σε τόπο που βρίσκεται εκτός της χωρικής αρμοδιότητας της ΔΟΥ.

 

2. Επιχείρηση με έδρα σε οποιονδήποτε άλλο νομό

 

Γνωστοποίηση προς τον προϊστάμενο ΔΟΥ της έδρας, αν τηρηθούν σε οποιοδήποτε σημείο της ίδιας πόλης, που μπορεί να ανήκει στη χωρική αρμοδιότητα άλλης ΔΟΥ (της ίδιας πόλης).

 

Έγκριση από τον Προϊστάμενο ΔΟΥ της έδρας, αν τηρηθούν εκτός χωρικής αρμοδιότητας της (των) ΔΟΥ της πόλης, στην οποία είναι η έδρα της.

 

3. Για τις ΑΕ απαιτείται έγκριση από τον προϊστάμενο ΔΟΥ της έδρας, προκειμένου τα βιβλία και στοιχεία, να τηρηθούν  εκτός αυτής, γενικώς. Μπορεί όμως, με γνωστοποίηση τηρηθούν σε άλλη εγκατάστασή τους, πάντα στον ίδιο νομό.

 

Επομένως, για να τηρηθούν τα βιβλία των επιχειρήσεων με έδρα τα Χανιά και την Χαλκίδα, σε τόπο εκτός των νομών και της χωρικής αρμοδιότητας των ΔΟΥ, απαιτείται έγκριση των προϊσταμένων των αντίστοιχων ΔΟΥ. Σε περίπτωση μηχανογραφικής τήρησης των βιβλίων, κατά την άποψή μας, δεν διευκολύνεσθε, αφού είναι πρακτικά δύσκολο να ενημερώνονται τα βιβλία στο λογιστικό γραφείο του Πειραιά και άμεσα, μετά την εκτύπωσή τους, να επιστρέφονται στις έδρες των επιχειρήσεων. Εξ άλλου, τα πρωτογενή στοιχεία δεν πρέπει να απομακρύνονται από την έδρα και συνεπώς, πρέπει να αποστέλλονται φωτοαντίγραφα, για την ενημέρωση των βιβλίων, πράγμα το οποίο συνιστά επίσης, πρακτική δυσκολία.

 

10.6.2009