To παρόν άρθρο αποτελεί μέρος του περιοδικού ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ. Για να αποκτήσετε πλήρη πρόσβαση στα υπόλοιπα περιεχόμενα του περιοδικού επικοινωνήστε μαζί μας τηλεφωνικά ή μέσω email
ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ
Περιοδικό: ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ
Τεύχος: 153/2018, Νοέμβριος 2018
Έκδοση: ΝΟΜΙΚΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ
Ενότητα: ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΤΗΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ, σ. 909
Επόμενο: Π. Γιώτης, Σύντομος σχολιασμός και παρουσίαση εγκυκλίων και διοικητικών αποφάσεων
<b>Π. Γιώτης</b>, Σύντομος σχολιασμός και παρουσίαση εγκυκλίων και διοικητικών αποφάσεων
Μεγαλύτερη γραμματοσειρά Μικρότερη γραμματοσειρά Εκτύπωση άρθρου

Ν. Σγουρινάκης, Ο χρόνος ενημέρωσης των λογιστικών βιβλίων και η διαφύλαξή τους

Νίκος Σγουρινάκης, Λογιστής - Φοροτεχνικός

Σύμφωνα με το άρθρο 13, παράγραφος 1, του ΚΦΔ (Ν 4174/2013 ), κάθε πρόσωπο (φυσικό ή νομικό), που αποκτά εισόδημα από επιχειρηματική δραστηριότητα υποχρεούται να τηρεί ένα αξιόπιστο λογιστικό σύστημα, καθώς επίσης και τα κατάλληλα λογιστικά αρχεία (βιβλία / στοιχεία), βάσει των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων (Ν 4308/2014 ), προκειμένου να συνταχθούν οι χρηματοοικονομικές καταστάσεις του προσώπου και με τελικό στόχο να εφαρμόζονται ορθά οι διατάξεις της Φορολογικής Νομοθεσίας. Το λογιστικό σύστημα και τα λογιστικά αρχεία, στο πλαίσιο του ΚΦΔ, εξετάζονται ως ενιαίο σύνολο («και όχι αποσπασματικά τα επιμέρους συστατικά τους»), σε ό,τι αφορά την αξιοπιστία και την καταλληλότητά τους[1]. Αυτό σημαίνει, ότι δεν ελέγχεται ένα συγκεκριμένο τμήμα του λογιστικού συστήματος, αλλά αναζητείται η επαλήθευση των ενεργειών της οντότητας, ως συνόλου, ώστε να μπορεί να διαπιστωθεί η τήρηση της νομιμότητας των διαδικασιών. Ακολούθως, η παράγραφος 2 του άρθρου 13, ορίζει ότι τα λογιστικά αρχεία, οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί, οι φορολογικές μνήμες και τα αρχεία που δημιουργούν οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί, πρέπει να διαφυλάσσονται, κατʼ ελάχιστον, για διάστημα 5 ετών από την λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους, εντός του οποίου υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης. Συνεπώς, η δήλωση του φορολογικού έτους πχ 2017, υποβάλλεται εντός του 2018, πράγμα που σημαίνει ότι πρώτο έτος της πενταετίας, ως προς το 2017, είναι το 2019. Σημειώνεται επίσης ότι, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις της παραγράφου 2 του άρθρου 36 του ΚΦΔ[2], η υποχρέωση διαφύλαξης υφίσταται έως ότου παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης από την Φορολογική Διοίκηση της πράξης προσδιορισμού του φόρου, ή έως ότου τελεσιδικήσει η απαίτηση της Φορολογικής Διοίκησης, σε συνέχεια διενέργειας φορολογικού ελέγχου ή, τέλος, έως ότου αποσβεστεί ολοσχερώς η απαίτηση λόγω εξόφλησης.

Σε ό,τι αφορά τον χρόνο ενημέρωσης των βιβλίων, στα όρια που ορίζουν οι σχετικές διατάξεις, είναι σαφές ότι αυτός αφορά στην καταχώριση των εκδιδόμενων και λαμβανόμενων παραστατικών (δικαιολογητικών). Η υποχρέωση αυτή εκπληρώνεται όταν η οντότητα καταχωρίζει εντός των τιθέμενων χρονικών ορίων, από την λήξη του μήνα ή του τριμήνου κατά περίπτωση (βλέπε παρακάτω), είτε την λογιστική, είτε την φορολογική βάση, κατά την παράγραφο 5 του άρθρου 3 των ΕΛΠ. Ως γνωστό, το λογιστικό σύστημα της οντότητας απαιτείται να παρακολουθεί την λογιστική βάση των στοιχείων των εσόδων, εξόδων, περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεων και καθαρής θέσης, κατά περίπτωση, με σκοπό την κατάρτιση των χρηματοοικονομικών καταστάσεων της οντότητας, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο Ν 4308/2014 . Ωστόσο, το λογιστικό σύστημα της οντότητας απαιτείται να παρακολουθεί και την φορολογική βάση όλων των παραπάνω, με σκοπό την συμμόρφωση με τις φορολογικές διατάξεις και την ορθή υποβολή των φορολογικών δηλώσεων. Λογιστική βάση είναι η τήρηση και εφαρμογή του λογιστικού συστήματος (απλογραφικό ή διπλογραφικό), ενώ φορολογική βάση είναι η πλήρης και ορθή εφαρμογή των κανόνων, κάθε φορολογικού αντικειμένου. Ασφαλώς, εννοείται ότι η καταχώριση λογιστικής και φορολογικής βάσης δύναται να πραγματοποιείται ταυτοχρόνως, αλλά πάντα, εντός των χρονικών ορίων που ορίζει το άρθρο 6 του Ν 4308/2014 . Ακολούθως, στο άρθρο 6 ορίζεται ότι η ενημέρωση των λογιστικών αρχείων (βιβλίων) γίνεται ως εξής:

(α) Όταν η οντότητα συντάσσει ισολογισμό, δηλαδή τηρεί το διπλογραφικό σύστημα, η ενημέρωση για τα εκδιδόμενα ή λαμβανόμενα παραστατικά του κάθε μήνα, γίνεται το αργότερο μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα.

(β) Όταν η οντότητα δεν συντάσσει ισολογισμό, δηλαδή τηρεί το απλογραφικό λογιστικό σύστημα, η ενημέρωση για τα εκδιδόμενα ή λαμβανόμενα παραστατικά του κάθε ημερολογιακού τριμήνου γίνεται το αργότερο μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα από την λήξη του τριμήνου.

Είναι προφανές, ότι ο νομοθέτης επέλεξε εδώ να συνδεθεί ο χρόνος ενημέρωσης των βιβλίων, με την υποχρέωση υποβολής της δήλωσης ΦΠΑ (περιοδικά). Σε κάθε περίπτωση πάντως, η ενημέρωση των βιβλίων πρέπει να γίνεται εντός του απαιτούμενου χρόνου για την έγκαιρη σύνταξη των χρηματοοικονομικών καταστάσεων (έξι μήνες από την λήξη της περιόδου).

Περαιτέρω, ο νομοθέτης αναφέρεται ειδικά, στον χρονικό προσδιορισμό της ποσότητας των αποθεμάτων, εργασία που πρέπει να γίνεται σε κατάλληλο χρόνο, ώστε να διασφαλίζεται η αξιοπιστία των δεδομένων, σε σχέση με την ημερομηνία αναφοράς των χρηματοοικονομικών καταστάσεων της οντότητας. Υπό την έννοια αυτή, διευκρινίζεται, ότι δεν απαιτείται καταχώριση στα λογιστικά βιβλία, κατά την διάρκεια της περιόδου, του κόστους κτήσης των αποθεμάτων, κατά την με οποιονδήποτε τρόπο ανάλωσή τους, πχ πώληση, δωρεάν παράδοση, καταστροφές, απώλειες κλπ. Το κόστος κτήσης των αναλωθέντων αποθεμάτων της περιόδου, συμπεριλαμβανομένων των επιστροφών, καταστροφών ή απωλειών, μπορεί να προσδιορίζεται συγκεντρωτικά, από τα στοιχεία των τηρούμενων αρχείων, μέχρι την ημερομηνία σύνταξης των οικονομικών καταστάσεων.

Δηλαδή, ο χρόνος διενέργειας της φυσικής απογραφής, καθορίζεται από τα πραγματικά δεδομένα μιας οντότητας, λαμβάνοντας υπόψη και τα αναφερόμενα στην παράγραφο 4 του άρθρου 4 (καταχώριση στο αρχείο ιδιόκτητων αποθεμάτων = βιβλίο αποθήκης), αλλά και την ανάγκη διασφάλισης της αξιοπιστίας του ποσοτικού προσδιορισμού των αποθεμάτων, κατά την ημερομηνία σύνταξης του ισολογισμού. Πάντως, ανεξαρτήτως του χρόνου που διενεργείται ο ποσοτικός προσδιορισμός των αποθεμάτων, η οντότητα είναι υποχρεωμένη να έχει τεκμηριώσει με αξιόπιστο τρόπο τις ποσότητες της απογραφής εντός των χρονικών ορίων σύνταξης των χρηματοοικονομικών καταστάσεων της περιόδου. Υπενθυμίζεται ότι η αξία του τελικού αποθέματος είναι καθοριστικό μέγεθος, ως προς την διαμόρφωση του αποτελέσματος της περιόδου.

Σε ό,τι αφορά την διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων, από τις διατάξεις του νόμου δεν ορίζεται ο τόπος τήρησης και διαφύλαξης των βιβλίων και των στοιχείων. Συνεπώς αυτά μπορούν να τηρούνται και να φυλάσσονται οπουδήποτε, ακόμη και κατά την διάρκεια της περιόδου που αφορούν, με την προϋπόθεση να επιδεικνύονται και να δίνονται στον έλεγχο όταν αυτά ζητηθούν, εντός ευλόγου χρόνου. Σημειώνεται ότι και ο ΚΦΔ (άρθρο 13), δεν ορίζει συγκεκριμένο τόπο φύλαξης των βιβλίων και των στοιχείων.

Αξίζει να υπογραμμίσουμε ότι ο νόμος παρέχει την δυνατότητα διαφύλαξης σε οποιαδήποτε μορφή (έντυπη ή ηλεκτρονική) των τηρούμενων λογιστικών αρχείων (βιβλίων και στοιχείων), ανεξαρτήτως του τρόπου τήρησης αυτών, δηλαδή με χειρόγραφο ή μηχανογραφικό τρόπο. Έτσι, παρέχεται η δυνατότητα, αρχεία που αρχικά δημιουργούνται σε έντυπη μορφή να ψηφιοποιούνται και να φυλάσσονται στη νέα μορφή ακόμα και κατά την διάρκεια της εκάστοτε τρέχουσας περιόδου.

Η δυνατότητα διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων σε ηλεκτρονικά μέσα, παρέχεται για το σύνολο των τηρούμενων, εκδιδόμενων και λαμβανόμενων λογιστικών αρχείων (βιβλίων και παραστατικών κατά περίπτωση), μετά την 31η Δεκεμβρίου 2014, ημερομηνία έναρξης ισχύος του Ν 4308/2014 . Επισημαίνεται πάντως, ότι η δυνατότητα αυτή παρέχεται και για τα παραστατικά (δικαιολογητικά στοιχεία) με ημερομηνία έκδοσης πριν την 1/1/2015, αλλά δεν παρέχεται για τα τηρούμενα μέχρι 31 Δεκεμβρίου 2014 βιβλία (σχετική είναι και η Γνωμοδότηση ΣΛΟΤ, με Αρ. Πρωτ. 873/2018).


[1]. Η διάταξη της παρ. 1 του άρθρου 13, του ΚΦΔ, αντικαταστάθηκε από το άρθρο 3 παρ. 1α του Ν 4337/2015 , με ισχύ από 17/10/2015.

[2]. «Η περίοδος που αναφέρεται στην παρ. 1 παρατείνεται στις εξής περιπτώσεις: α) εάν ο φορολογούμενος υποβάλει αρχική ή τροποποιητική δήλωση εντός του πέμπτου έτους της προθεσμίας παραγραφής, για περίοδο ενός έτους από τη λήξη της πενταετίας, β) εάν ζητηθούν πληροφορίες από χώρα της αλλοδαπής, για όσο χρονικό διάστημα απαιτηθεί για τη διαβίβαση των εν λόγω πληροφοριών προσαυξημένο κατά ένα έτος από την παραλαβή τους από τη Φορολογική Διοίκηση, γ) εάν ασκηθεί ενδικοφανής προσφυγή, ένδικο βοήθημα ή μέσο, για περίοδο ενός έτους μετά την έκδοση απόφασης επί της ενδικοφανούς προσφυγής ή την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης, και μόνο για το ζήτημα, το οποίο αφορά.»

 

Παρακαλώ περιμένετε...

loading
 
Ερώτηση Ασφαλείας: Επιλέξτε μία σημαντική για εσάς ημερομηνία

Σημειώστε την ημερομηνία που θα επιλέξετε, σε περίπτωση που σας ζητηθεί στο μέλλον από το σύστημα για λόγους ασφαλείας.

Επιβεβαιώστε τον λογαριασμό σας

Παρακαλώ συμπληρώστε την σημαντική για εσάς ημερομηνία που έχετε καταχωρίσει ως ερώτηση ασφαλείας.