Εξοδολόγιο πωλητών

Τα αυτοκίνητα που χρησιμοποιούν πωλητές εταιρείας είναι ΦΙΧ  και μεταφέρουν δείγματα οικοδομικών υλικών. Τα έξοδα των αυτοκινήτων αυτών είναι τα εξής:

1) έξοδα καυσίμων με αποδείξεις λιανικής που εκπίπτει κανονικά ο ΦΠΑ (ΦΙΧ),

2) έξοδα ξενοδοχείων με τιμολόγια στο όνομα της εταιρείας όπου ο ΦΠΑ καταχωρίζεται στον 63.98 και εκπίπτει ως έξοδο.

3) έξοδα φαγητού με απόδειξη λιανικής πώλησης ΦΠΑ στον 63.98, και

4) διόδια.

Ποιο παραστατικό μπορεί να εκδώσει, για να ενσωματώσει όλα αυτά και να έχει συνολικό κόστος ταξιδιού; Τα διόδια πώς αντιμετωπίζονται ως προς τις καταστάσεις ΜΥΦ, την φορολογία ΦΠΑ και την φορολογία εισοδήματος;

ΑΠΑΝΤΗΣΗ:

Η λογιστική καταχώριση εξόδων ταξιδιών που πραγματοποιούνται για επαγγελματικούς σκοπούς από το προσωπικό της επιχείρησης συχνά γίνεται με την χρήση καταστάσεων εξόδων (εξοδολόγια). Πρόκειται αφενός για δαπάνες που έχουν πραγματοποιηθεί στο πλαίσιο της επιχειρηματικής δραστηριότητας και αφετέρου έχουν εξοφληθεί από τον εργαζόμενο. Με την σύνταξη και την προσκόμιση του εξοδολογίου, με επισυναπτόμενα τα επιμέρους παραστατικά, ο υπάλληλος λαμβάνει από το ταμείο της επιχείρησης το ποσό που ο ίδιος κατέβαλε για την κάλυψη των εξόδων αυτών, ως αποζημίωση (βλ. παρ. 1, του άρθρου 14, του ΚΦΕ). Στην πράξη συνηθίζεται να προκαταβάλλεται κάποιο ποσό στον υπάλληλο - πωλητή, με χρέωση προσωρινού υπολογαριασμού του 33 (σε πίστωση ταμείου) και ακολούθως, όταν θα προσκομίσει τα σχετικά παραστατικά κίνησης, να γίνεται τελική εκκαθάριση.  

Με βάση την ημερομηνία της παραπάνω συναλλαγής γίνεται και η καταχώριση των εξόδων μετακίνησης, στέγασης και σίτισης στα λογιστικά αρχεία της εταιρείας, χρεώνοντας τους σχετικούς λογαριασμούς εξόδων. Όπως ορθά αναφέρετε, ο ΦΠΑ των ως άνω εξόδων δεν εκπίπτει από τον αντίστοιχο φόρο των εκροών (περ. δ, παρ. 4, άρθρο 30, του Ν 2859/2000), αλλά καταχωρίζεται ως έξοδο σε λογαριασμό της ομάδας 6 του Σχεδίου λογαριασμών.  Εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση που τα έξοδα αφορούν φορτηγό αυτοκίνητο ΙΧ που χρησιμοποιείται για την μεταφορά αγαθών και όχι επιβατών. Στην προκειμένη περίπτωση για τον ΦΠΑ που αναλογεί στα έξοδα για την συντήρηση, μετακίνηση και τυχόν επισκευή του οχήματος, ασκείται το δικαίωμα έκπτωσης του φόρου. Οίκοθεν νοείται, ότι τα παραπάνω ισχύουν και για τα έξοδα διέλευσης (διόδια ΦΙΧ).

Σημειώνεται ότι για τα ανωτέρω έξοδα γίνεται μία συγκεντρωτική εγγραφή σε πίστωση της καρτέλας του εργαζομένου ή του ταμείου, κατά περίπτωση, εφόσον πρόκειται για παραστατικά αποδείξεων λιανικής. Αν για κάποια συναλλαγή έχει εκδοθεί τιμολόγιο τότε θα πρέπει να διενεργηθεί χωριστή εγγραφή προκειμένου να ενημερωθεί το αρχείο των καταστάσεων ΜΥΦ, αφού το στοιχείο αυτό δηλώνεται διακεκριμένα (βλ. Πολ. 1022/2014). Επισημαίνεται ότι βάσει της παραγράφου 2, του άρθρου 10, της Πολ. 1003/2014 (ερμηνευτική των ΕΛΠ, Ν 4308/2014), οι αποδείξεις λιανικής μέχρι του ποσού των 100 ευρώ επέχουν θέση απλοποιημένου τιμολογίου, εφόσον εκδίδονται για την αγορά μη εμπορεύσιμων (για τον αγοραστή) αγαθών (δηλαδή αναλώσιμων), ή για την λήψη, ομοίως, υπηρεσιών.

Στην παραπάνω κατηγορία μπορεί να ανήκουν και οι αποδείξεις των εξόδων διοδίων, οι οποίες στις καταστάσεις ΜΥΦ καταχωρίζονται συγκεντρωτικά.

Τέλος, όπως ήδη αναφέρθηκε παραπάνω, ο ΦΠΑ των εξόδων αυτών (διοδίων) εκπίπτει, εφόσον το όχημα διέλευσης είναι μη επιβατικό, όπως συμβαίνει και με τις λοιπές περιπτώσεις δαπανών αυτοκινήτων ΦΙΧ (ή επιβατικών πάνω από 9 θέσεις), ενώ το καθαρό ποσό τους, αποτελεί εκπεστέα δαπάνη στην φορολογία εισοδήματος (άρθρο 22 ΚΦΕ) .